Adjoint administratif et Spécialiste de projets - Service à bord

Objectif du poste

Fournir un soutien administratif au département du service à bord, en mettant l'accent principalement sur les unités opérationnelles de formation à bord ainsi que de la réglementation et des normes à bord.

Principales responsabilités

• Planifier toutes les exigences de formation de tiers, y compris la facturation de fin de mois.
• Planifier des réunions, des téléconférences et des rendez-vous tout en gérant des priorités concurrentes.
• Participer aux téléconférences et aux réunions, préparer les procès-verbaux au besoin et effectuer les suivis nécessaires.
• Agir à titre de modérateur du service à bord pour JazzNet, responsable du développement et de la mise à jour de toutes les pages.
• Gérer le programme Cheers for Peers.
• Superviser et coordonner les réparations nécessaires aux installations de formation (y compris les problèmes informatiques).
• Coordonner le processus d'embauche des nouveaux agents de bord en consultation avec le gestionnaire de la qualité et des normes de la formation en vol et les responsables de la prestation de la formation en vol.
• Trouver de nouveaux équipements de formation, avec l'autorisation du gestionnaire de la qualité et des normes de la formation en vol.
• Collaborer avec les Opérations aériennes et la Réglementation et les normes du service à bord pour la création du sujet de discussion mensuel du mois.
• Développer et tenir à jour les formulaires électroniques du département.
• Collaborer au développement et à la publication du bulletin d'information du service à bord, y compris la rédaction et la publication de notes de service internes et en s'assurant que le contenu est téléchargé sur JazzNet.
• Tenir à jour la liste actuelle des formateurs à temps partiel, en assurant l'exactitude dans UKG, distribuer les mises à jour via Teams et fournir la liste mensuelle finalisée au syndicat.
• Tenir à jour la documentation sur l'attrition des nouveaux embauchés, y compris le suivi et la production de rapports sur les raisons du départ des employés.
• Gérer la feuille de calcul des salles de classe de tiers et de Toronto (YYZ).
• Mettre à jour les listes de contrôle de retour au travail en vérifiant les informations de formation avec les plans de formation.
• Aider à l'intégration des nouveaux formateurs, c'est-à-dire les demandes de cartes d'accès, l'accès à JazzNet, la liste des noms des appareils portables (HHD) à Air Canada.
• Gérer la page des nouveaux agents de bord de JazzNet et la page de formation en vol – modérateur de JazzNet.
• Suivre et surveiller l'utilisation des iPad de formation et les dépassements de données, y compris l'examen et l'approbation de la facturation connexe pour assurer le contrôle des coûts et la conformité aux normes de l'entreprise.
• Soutenir l'équipe de direction de la formation en vol dans les fonctions administratives et les projets assignés.
• Soutenir l'équipe de direction de la formation en vol dans la saisie, l'examen, l'analyse des données et la production de rapports statistiques.
• Soutenir la planification, la coordination et les initiatives en cours, en fournissant un soutien et une supervision de la gestion de projets pour assurer l'alignement avec les objectifs opérationnels et organisationnels.
• Effectuer les tâches conformément aux politiques et procédures établies en accordant une considération primordiale à la sécurité personnelle, ainsi qu'à celle des collègues et des clients.
• Effectuer d'autres tâches connexes, selon les besoins.

Qualifications requises

• Minimum d'un (1) an d'expérience en administration de bureau.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneDrive).
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais nécessaires pour communiquer avec les clients internes et externes à l'extérieur du Québec.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler avec peu de supervision.
• Excellentes compétences interpersonnelles.
• Capacité à écouter et à soutenir les clients internes et externes.
• Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation.
• Capacité à travailler de manière autonome ou au sein d'une équipe.
• Voyages occasionnels.

Remarque : Maîtrise ou connaissance pratique de la langue française (orale et écrite) requise pour les postes à Montréal.

Qualifications préférées

• Diplôme en administration de bureau.
• Maîtrise ou connaissance pratique de la langue française.
• Familiarité avec etrip, eforms, Jazznet, Crewtrac, etc.
• Professionnalisme et capacité à traiter des informations hautement sensibles/confidentielles.
• Capacité à travailler dans un environnement opérationnel rapide, axé sur les échéances.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler avec peu de supervision.
• Solide compréhension du langage de l'industrie.

Avantages de vous joindre à notre équipe primée

Profitez de programmes de voyage exclusifs pour les employés sur tout le réseau d'Air Canada, vous donnant, ainsi qu'à votre famille, accès à des destinations incroyables.

Sécurisez votre bien-être financier à long terme grâce à nos programmes d'épargne-retraite compétitifs soutenus par l'employeur (régime de retraite à cotisations déterminées ou REER collectif volontaire) pour les employés permanents.

Bénéficiez d'un ensemble complet de santé et de bien-être, comprenant une assurance maladie, dentaire, vie et accidents pour vous protéger ainsi que vos proches.

À propos de Jazz Aviation LP

Jazz Aviation LP (Jazz) est la plus grande compagnie aérienne régionale du Canada et le principal exploitant d'Air Canada Express, reliant les personnes et les communautés à environ 70 destinations en Amérique du Nord.

Avec plus de 4 200 professionnels dévoués, Jazz favorise un milieu de travail uni par un objectif et soutenu par des programmes et des politiques qui promeuvent la sécurité, la diversité et le bien-être. Jazz est fière d'être reconnue pour son solide engagement envers les gens et la culture. Visitez notre page Récompenses et reconnaissance de l'entreprise pour en savoir plus sur les distinctions que nous avons obtenues.

Joignez-vous à notre équipe primée et participez à façonner l'avenir de l'aviation régionale !

Notre engagement envers la diversité, l'équité, l'inclusion et l'accessibilité

Nous nous efforçons de rendre notre lieu de travail accessible et inclusif. Pour soutenir votre réussite, nous pouvons fournir des mesures d'adaptation pour les personnes ayant un handicap, telles que des ajustements ou des mesures d'assistance pour éliminer les obstacles pendant le processus de recrutement. Si vous avez besoin de soutien en matière d'accessibilité, veuillez nous contacter à taleosupport@flyjazz.ca.

Jazz valorise la diversité et nous donnons à nos employés les moyens de favoriser une culture interne d'inclusion. Jazz s'engage à offrir des opportunités équitables d'emploi et d'avancement professionnel et nous travaillerons continuellement pour créer des environnements de travail inclusifs et accessibles afin de maximiser le potentiel individuel ainsi que la santé et la sécurité psychologiques. Répondre aux besoins des passagers est essentiel à notre succès et nous reconnaissons l'importance d'une main-d'œuvre qui reflète les communautés que nous servons.